E-facturatie is in opmars en dat is geen toeval. Tegen 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie verplicht voor alle B2B-transacties in België. Dat betekent dat klassieke papieren facturen en pdf’s zonder gestructureerde opmaak binnenkort niet meer volstaan.
Een goede voorbereiding is cruciaal. Of je nu zelfstandige bent, een KMO runt of samenwerkt met een boekhouder in Gent of een ander boekhoudkantoor, nu is het moment om de overstap te maken.
E-facturatie wordt wettelijk verplicht vanaf 2026
De federale wet van 6 februari 2024 verplicht elke btw-plichtige onderneming om gestructureerde elektronische facturen te verzenden én te ontvangen vanaf 1 januari 2026. Voor wie achterblijft, dreigen administratieve sancties, boetes en onnodige stress. Een ervaren boekhouder kan je helpen om deze verplichtingen tijdig en correct in te voeren.
Welke boetes kan je krijgen na een eerste waarschuwing?
- Eerste overtreding €1500
- Tweede overtreding €3000
- Vanaf de derde overtreding €5000
Wat is e-facturatie precies?
E-facturatie is méér dan een PDF-factuur per e-mail. Het gaat om het verzenden en ontvangen van gestructureerde elektronische facturen in een standaardformaat (zoals UBL). Dit gebeurt via een beveiligd netwerk zoals Peppol, dat toelaat om elektronische facturen snel, veilig en foutloos te verzenden tussen bedrijven, overheden en softwarepakketten.
Het is dus geen simpele pdf of Word-bestand dat je via e-mail verstuurt. Een echte e-factuur bevat gegevens die digitaal leesbaar zijn voor computersystemen.
Voor wie wordt e-facturatie verplicht?
Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie verplicht voor alle B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige. Dit betekent dat alle ondernemingen en zelfstandigen die onderworpen zijn aan btw verplicht zullen zijn om elektronische facturen uit te wisselen met hun zakelijke klanten. Ook eenmanszaken, vrije beroepen en medische beroepen vallen hieronder, zodra zij factureren aan andere btw-plichtige partijen en btw-activiteiten uitoefenen.
De verplichting geldt dus niet enkel voor grote bedrijven, maar ook voor KMO’s, freelancers, artsen, apothekers, tandartsen, boekhouders en consultants die regelmatig factureren aan opdrachtgevers of andere vennootschappen.
Hoe starten met e-facturatie?
- Controleer of je huidige software compatibel is om e-facturen te versturen
- Laat je begeleiden door een erkend boekhouder bij de keuze van de juiste software
- Test met een beperkt aantal klanten of leveranciers
- Informeer je klanten over je overstap naar e-facturatie
Conclusie: wacht niet tot 2026
E-facturatie is onvermijdelijk, maar vooral ook een kans om efficiënter en correcter te werken. Of je nu een KMO runt, zelfstandig ondernemer bent of actief in een medisch beroep: nu starten met e-facturatie loont.
Wil je hulp bij de overstap of bij de keuze van het juiste e-facturatiesysteem? Ons team en je boekhouder begeleiden je stap voor stap. Neem vrijblijvend contact op.